Guía: ¿Cómo seleccionar un sistema POS para tu negocio?

Al elegir un sistema POS para la facturación de tu negocio, el enfoque debe ir más allá de simplemente facilitar transacciones diarias en la tienda. Es una decisión estratégica que puede influir significativamente en la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y, lo más importante, en el éxito comercial.

¿Qué características debe tener? En este artículo exploraremos una serie de funcionalidades que te servirán como guía para evaluar qué Sistema Punto de Venta (POS) considerar para tu negocio. ¡Toma nota! Estamos seguros de que te será de gran utilidad para tomar una mejor decisión:

1. Facilitar el proceso de ventas

Toma en cuenta que un sistema capaz de contribuir a mejorar la experiencia de compra, marca la diferencia en la relación con los clientes, mediante diversos procesos como:

• Brinda una buena experiencia de pago: la velocidad en el proceso de cobro es crucial en un entorno minorista. Un sistema POS eficiente no solo debe procesar transacciones rápidamente, también debe ofrecer opciones flexibles de pago y una interfaz intuitiva que agilice el proceso para los empleados y los clientes.
• Manejo eficiente del Inventario: es fundamental para evitar pérdidas por stock agotado o excedente. Busca un sistema que te envíe alertas automáticas sobre niveles bajos de existencias y también uno que te permita realizar ajustes rápidos y precisos, para asegurar que los productos estén siempre disponibles cuando los clientes los necesiten.
• Fidelización de clientes: un sistema POS que integra funcionalidades de gestión de clientes, facilita la personalización de ofertas, la segmentación de mercado y la construcción de relaciones sólidas con los clientes, lo que a su vez impulsa las ventas recurrentes y la lealtad a la marca.

2. Cumplimiento con la DIAN

Busca un sistema que te permita emitir facturas electrónicas, para poder cumplir con la nueva resolución de la DIAN 001092 para ventas POS.

De acuerdo con el Decreto 358 y la Resolución DIAN 042 de 2020, la factura POS dejó de ser un documento válido para la deducción de impuestos. Por ello, es importante contar con un sistema POS que ofrezca la posibilidad de facturar electrónicamente dentro de la misma plataforma, para poder emitir los comprobantes.

Esto te servirá para poder responder de forma óptima a tus clientes que solicitan una factura electrónica porque su actividad económica les permite acceder a descuentos tributarios.

3. Generación de informes y análisis

La capacidad de generar reportes detallados en tiempo real es esencial para evaluar el rendimiento del negocio e identificar áreas de mejora. Por ello se recomienda buscar una tecnología que ofrezca la posibilidad de personalizar informes que te permitan transformar datos en decisiones estratégicas.

• Contar con este tipo de información te permitirá obtener estadísticas sobre ventas, inventario y productos más vendidos, entre otros, que te ayudan a hacer análisis avanzados para identificar tendencias, patrones y oportunidades.
• Este tipo de herramientas integradas en el sistema pueden ayudar a los negocios a comprender mejor el comportamiento del cliente, optimizar la gestión del inventario y ajustar estrategias de precios y promociones.

4. Funcionamiento totalmente online y offline

Ahora que la mayoría de los sistemas se encuentran conectados a la red, la posibilidad de que un sistema POS funcione sin internet puede parecer una característica poco importante. Sin embargo, resulta crucial para negocios que se encuentran en zonas con conectividad inestable o que experimentan cortes de internet frecuentes.

En esos casos, quedarse sin conexión no debe significar tener que suspender las ventas. Por eso, un sistema POS que funcione offline es tan importante para poder seguir realizando transacciones sin problema. De esta manera, una vez que se restablece la red, toda la información ingresada durante las transacciones se sincroniza de manera inmediata.

5. Integraciones con otras herramientas

Otra característica, que maximiza la eficiencia operativa, es la posibilidad del sistema de integrarse con otras plataformas implicadas en la gestión del negocio. Por ejemplo:

• Integración con Sistemas de contabilidad: la sincronización automática de datos entre el sistema POS y el software de contabilidad simplifica el proceso de seguimiento financiero y reduce la posibilidad de errores manuales. Esto permite una visión más completa y precisa de la salud financiera del negocio.
• Integración con Sistemas Administrativos en la nube: lo que automatiza la gestión de inventarios. Al estar interconectados, cada vez que se concreta una venta, la información se actualiza y es posible consultar en tiempo real la disponibilidad de los productos, lo que permite anticipar el stock necesario.
• Acceso a plataformas de comercio electrónico: integrar el sistema POS con plataformas de comercio electrónico amplía el alcance del negocio en el mundo digital. Esto no solo facilita la gestión de inventario y ventas en línea, sino que también abre nuevas oportunidades para llegar a un público más amplio y diverso.

En el caso de Siigo POS, por ejemplo, esto es posible mediante el uso de herramientas API, que funcionan como un puente que permite que diferentes plataformas intercambien información y realicen acciones de manera conjunta, para facilitar la integración de sistemas y la automatización de procesos.

6. Facilidad de uso intuitivo y soporte técnico

Finalmente, otra característica más para integrar un buen sistema POS es que sea sencilla de usar:

• Interfaz de usuario intuitiva: que sea fácil de usar es esencial para garantizar que los empleados puedan operar el sistema POS de manera eficiente y sin errores. La navegación intuitiva y la disposición lógica de las funciones contribuyen a una experiencia de usuario positiva y a una mayor productividad.
• Capacitación y soporte continuo: El proveedor debe ofrecer capacitación exhaustiva y soporte técnico accesible para garantizar que los empleados estén bien preparados para utilizar el sistema de manera efectiva. La disponibilidad de recursos de capacitación en línea y asistencia técnica rápida y confiable son aspectos clave a considerar al evaluar proveedores de POS.

Conclusión

Seleccionar el sistema POS adecuado es una inversión determinante para el éxito a largo plazo de cualquier negocio en Colombia. Al priorizar aspectos como la eficiencia en la facturación, la capacidad analítica, y la facilidad de uso, entre otros, las empresas pueden maximizar el valor que obtienen de su sistema POS y mantenerse competitivas dentro de su mercado.