1. El proceso auditor

La actividad de la CGR relacionada con el "control micro", como ya se dijo, se conoce como el proceso auditor o auditoría, cuyos procedimientos, características y finalidades están debidamente regulados por la Guía Gubernamental con Enfoque Integral, Audite 2.2. y se ejerce en forma posterior y selectiva.
Cuando se indica que se ejerce "en forma posterior y selectiva" se señala, que, a diferencia del control previo que existía antes de la Constitución de 1991, que el examen de las actuaciones de los sujetos de control se realiza después de que éstas se han llevado a cabo, con el objeto de eliminar la intervención del órgano de control en las decisiones de la administración, toda vez que ésta debe asumir toda la responsabilidad sobre ellas.
De acuerdo con Audite 2.2., el proceso auditor tiene unas definiciones, unos procedimientos y unos resultados que, para ilustración del lector y para la exacta comprensión de este informe, se sintetizan a continuación.

Concepto de auditoría integral
La auditoría que practica la CGR, con excepción de algunos casos específicos, se considera integral pues se trata de un proceso sistemático que mide y evalúa la gestión o actividades de una organización estatal, mediante la aplicación articulada y simultánea de los controles de legalidad, financiero, de gestión y resultados, y, en casos específicos, de otros de índole técnica, como los de sistemas.

La comisión de auditoría
Está conformada por un determinado número de profesionales en distintas disciplinas, que tienen la misión de desarrollar el ejercicio del control fiscal micro, que consiste en un examen detallado de cada una de las actividades de la administración, para lo cual el equipo auditor utiliza técnicas y herramientas incluidas en la Guía y que son compatibles con las universalmente aplicadas y aceptadas.

Técnicas de auditoría
Son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia que fundamente sus opiniones, conceptos e informes.
El examen de cualquier operación, actividad, área, rubro o transacción requiere su aplicación y la elaboración de papeles de trabajo. El auditor recurre a su conocimiento y criterio profesionales para que aquellas y éstos sean los más convenientes y efectivos.

Sistema de auditoría
Consta de seis etapas o componentes. Se inicia con la elaboración del Plan General de Auditoria - PGA, continúa con la preparación y divulgación del Memorando de Encargo, el desarrollo de las fases de Planeación, Ejecución, Informe y culmina con el Seguimiento al plan de mejoramiento presentado por el ente auditado. De esta forma se ejecuta un proceso secuencial, que busca incrementar los niveles de productividad, contribuir al mejoramiento continuo de las organizaciones auditadas y al retorno de la inversión que el Estado hace en la Contraloría General de la República.
La aplicación de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral es una actividad fundamental para cumplir estos propósitos, que le permite a la CGR jugar un papel proactivo en la construcción de una administración pública con capacidad de manejar, en forma económica y eficiente, los recursos que le han sido asignados y lograr, a través de los resultados de sus programas, el cumplimiento de los fines estatales y, por consiguiente, la satisfacción real de las necesidades de la comunidad.
Cada uno de los seis componentes proporciona un producto que satisface variadas expectativas organizacionales y se convierte en insumo para el componente siguiente. A continuación se explican brevemente dichos componentes :

1. El Plan General de Auditoría - PGA.
Es la programación anual del control fiscal micro. Es el documento general que informa, activa y focaliza el proceso auditor. Su propósito es articular y armonizar la vigilancia de la gestión fiscal a través de la aplicación de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
Tiene como insumos las políticas generales sobre el control fiscal que son establecidas por el Contralor General de la República; los sujetos y puntos de control constituidos por las diferentes entidades estatales sobre las cuales tiene competencia la entidad; el Sistema de Riesgo Institucional - SIRI (Mapa de Riesgo); las quejas, reclamos y denuncias presentadas por la comunidad y el conocimiento de los sectores y subsectores de la economía.
El PGA está compuesto por la lista de entidades a auditar, la cobertura en términos de puntos de control, el presupuesto de los días-hombre involucrados y sus respectivos costos, consolidados y clasificados por contralorías delegadas y gerencias departamentales, así como el tipo de control a aplicar.

2. Encargo de auditoría
Es el documento específico que informa, activa y focaliza el proceso auditor en una entidad. A través de éste se comunica a los auditores:
§ El proyecto de auditoría al cual han sido asignados.
§ Aspectos generales de la entidad y del sector a que corresponde..
§ Objetivos que se esperan con la auditoría.
§ Líneas de auditoría.
Los insumos para elaborar el Memorando de Encargo son, además de los derivados del Plan General de Auditoría, el control ciudadano y la responsabilidad fiscal, estudios sectoriales y subsectoriales, el Sistema de Información para la Contratación Estatal - SICE, los informes de auditorías anteriores, el Plan de Mejoramiento y la Cuenta Fiscal presentados por la entidad en vigencias anteriores.

3. Etapa de Planeación
Los objetivos de la fase de planeación son: conocer y entender integralmente al ente auditado, definir el alcance de la auditoría, definir la estrategia y documentar y comunicar dicha estrategia.

4. Etapa de Ejecución
Constituye el esfuerzo central de los auditores. Se concentra en la validación y análisis de datos, la información, los hechos relevantes, la obtención de evidencias y la aplicación de pruebas para llegar a conclusiones válidas y soportadas que finalmente permitirán determinar y, en caso necesario, trasladar hallazgos a otras instancias y conformar integralmente el informe de auditoría.
El análisis está orientado a examinar, entre otros, los siguientes aspectos:
§ Cumplimiento de objetivos, metas, planes y programas de la organización y la economía y eficiencia con que se han adquirido y utilizado los recursos.
§ Cumplimiento de la reglamentación que regula sus operaciones.
§ Razonabilidad de la información financiera.
§ Impacto ambiental de la acción socioeconómica de la organización.
§ Efectividad del sistema de control interno.
La información necesaria para analizar estos aspectos puede ser tomada de diversas fuentes y a través de diferentes técnicas, como las observaciones directas o in situ, análisis y evaluación documental y la participación de especialistas, entre otras.

5. Etapa de Informe
El Informe es el producto del proceso auditor. De su adecuada redacción y presentación depende que el esfuerzo realizado contribuya a mejorar la gestión fiscal.
Teniendo como base las ayudas de memoria de las mesas de trabajo y las conclusiones allí contenidas, los auditores estructuran el borrador del informe de auditoría.
Los propósitos del Informe son:
§ Comunicar a la entidad el concepto de la CGR sobre la gestión y la opinión sobre la información financiera, considerados en forma integral. Es decir, se trata del dictamen, que es la expresión de las conclusiones finales a la que ha llegado el equipo de auditoría respecto de la gestión y los resultados, , el cumplimiento de las normas, el funcionamiento del sistema de control interno y a razonabilidad de los estados contables.
§ Declarar el fenecimiento o no de las cuentas , con base en el dictamen.
§ Comunicar los hallazgos que se hayan verificado
§ Promover el mejoramiento continuo de la gestión fiscal
§ Informar sobre la gestión y la situación de las entidades del Estado

6. Plan de mejoramiento
Es el Plan que debe elaborar la entidad para subsanar las deficiencias consignadas en el informe de auditoría y el término para entregarlo a la CGR. Mediante procesos de seguimiento, la CGR verifica si la entidad auditada las ha corregido y su nivel de cumplimiento.
Debido a la importancia y pertinencia para la evaluación presente, a continuación se explica con mayor detalle lo relacionado con los hallazgos, el dictamen y el fenecimiento.

2. Concepto y determinación de "hallazgo"
Es producto del proceso auditor y pieza clave para el conjunto de sus resultados. La palabra "hallazgo" tiene muchas interpretaciones pues cada persona tiene una percepción diferente sobre su significado. Sin embargo, en auditoría representa un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación específica de un asunto en particular.

En el proceso de la auditoría la atención se centra en la determinación de hallazgos, ya que éstos reflejan la situación de la organización auditada y fundamentan la opinión y el concepto del auditor.
La información que sustenta un hallazgo está disponible y se desarrolla en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos. Normalmente se refiere a deficiencias o debilidades, pero es importante señalar que también existen hechos positivos que se deben resaltar y comunicar dentro del proceso auditor.
Los hallazgos son positivos cuando existen realizaciones, aciertos o hechos destacables para la organización. Son negativos, cuando se detectan hechos irregulares, inconvenientes, perjudiciales, nocivos o dañinos para el buen funcionamiento de la organización. Tanto los hallazgos positivos como los negativos son importantes en la evaluación de una organización, puesto que se constituyen en la base para calificar los resultados de una gestión.
La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que deba ser:

Objetivo: con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición.
Factual: basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.
Relevante: que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete el sentimiento de la percepción colectiva del equipo de trabajo.
Claro y preciso: es decir, que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.
Verificable: que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
Útil: que contribuya a la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que, en general, sirva al mejoramiento continuo de la organización.

Una vez logrado en mesa de trabajo de los auditores el consenso frente al análisis, alcance y tipo de hallazgo, éste debe ser comunicado por escrito a los funcionarios responsables de la entidad auditada.
Las entrevistas con funcionarios y la respuesta que dé la entidad sobre el hallazgo, proporcionan elementos de juicio que ayudan a soportarlo y validarlo, al mismo tiempo que permite a la administración implementar acciones correctivas oportunamente. El proceso de comunicación de hallazgos a la entidad incluye una interacción permanente con los funcionarios responsables de realizar las operaciones, mediante comunicaciones escritas y reuniones formales e informales, lo cual permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las deficiencias, proponer soluciones o mejoras, comprender mejor la situación objeto de evaluación, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir construyendo el reporte de auditoría buscando que éste sea oportuno.
La entidad deberá dar respuesta al hallazgo presentado por el equipo de auditoría dentro de los tres días hábiles siguientes a su comunicación. Este plazo puede ser prorrogado a juicio del equipo de auditoría.
Cuando el auditor evidencia que el hallazgo constituye detrimento del patrimonio público lo comunica a la Contraloría Delegada para Investigaciones con el fin de que se adelante el proceso de responsabilidad fiscal correspondiente. Cuando tiene connotaciones disciplinarias debe ser comunicado a la Procuraduría y si es de orden penal a la Fiscalía.