(De pie) Marie Vivianne Barguil (izq-der) Augusto Castaño Sánchez, Alexandra Sánchez

En el auditorio del pasado 16 de noviembre, se dio a conocer las claves para el éxito de un evento, el cual tuvo como invitado al joven organizador de eventos Augusto Castaño Sánchez, quien es representante de la importante firma E. J. Krause & Asociates Colombia Ltda.

Nuestro invitado es experto en la coordinación y operación de eventos como seminarios, congresos, cócteles, pero su énfasis está en la logística de ferias, así como en su negociación. En el programa como tal se mencionaron los aspectos generales en la organización de todo evento, unos más complicados que otros, pero esto es lo que se debe tener en cuenta.

Primero que todo, deben diferenciarse tres fases fundamentales en la organización de un evento a saber: Pre-evento, evento y post-evento.

En la fase del pre - evento, que es la preparación de detalles para un evento exitoso se debe contar con un tiempo específico para la preparación del mismo, que debe ser el necesario para la consecución de una buena base de datos, envío de invitaciones, para la reserva del sitio y hasta para realizar los cambios pertinentes.

Se debe contar con un sitio, en el que se debe analizar la ubicación, las facilidades de acceso, las ayudas con que cuenta el salón (Aire acondicionado, ayudas audiovisuales, columnas, altura, etc), los parqueadero, el área de registro (en caso de seminarios) y el área de descanso donde se darán los coffee break y almuerzos dependiendo del caso.

Los "Check List ", que son las listas generales de chequeo de todos los ítems a tener en cuenta, cuya clave está en tomar ítem por ítem y hacer un recorrido con cada uno empezando desde el final.

Otro aspecto muy importante es la realización previa de un presupuesto del evento, el cual nos ayuda a tener una idea clara de la inversión que se va a realizar y que ningún aspecto se nos quede por fuera, debe ser lo mas real y exacto posible.

El diseño de planes de contingencia es algo que no lo contamos como un paso más y lo es, además debe ser para todo porque siempre se debe estar preparado para que algo falle, a pesar de todas las pruebas que se deben realizar con anticipación. Para lo cual nuestro invitado recomienda que:

- Si el registro es sistematizado se deben tener listados manuales de los asistentes y escarapelas en blanco. - Si la presentación es Video Proyector se debe tener uno de respaldo - Siempre se debe tener la presentación en otro computador ó en un diskette - Se debe llevar mas material del estimado. - Se debe contar con un salón con más capacidad de la necesitada. - Ayudas audiovisuales de apoyo (micrófonos, V.H.S, señalizador láser, pilas, etc).

Y algo muy importante como lo es la realización de un buen plan de convocatoria al evento, lo que se traduce en unas buenas bases de datos, publicidad del evento, excelencia en la convocatoria de medios especializados, la realización de alianzas estratégicas y un efectivo telemercadeo.

Para el desarrollo del evento es importante realizar todos los ensayos necesarios antes del evento los cuales consisten en realizar pruebas de audio y video, supervisión general del montaje (mesa expositores, sillas, área de registro, material, pendones, etc).

Los puntos más importantes están en la creatividad e innovación en el desarrollo del evento. Esto se refiere a que la gente se cansa de asistir a los mismos eventos y con las mismas cosas, se debe lograr un impacto o tener cosas que la gente recuerde con agrado del evento, de esa manera siempre lo asociarán con la empresa. Y si se trata de innovar, la misma invitación debe lograr un impacto de recordación y generar expectativa del evento.

La atención al cliente que reside en el hecho que desde el momento en que ingrese la gente al sitio del evento, la atención debe ser impecable en cosas tan puntuales como la puntualidad de los organizadores, la sonrisa de la modelo, la bienvenida, el registro ágil, la entrega oportuna del material, la ubicación dentro del salón, el café, etc.

Como último y no menos importante se habló de la supervisión permanente del evento que consiste en no dejar por ningún momento, el seguimiento a cada una de las partes del evento: audiovisuales, registro, alimentos y bebidas, etc.

La etapa final es el Post- evento que es el seguimiento posterior al evento, el cual es muy importante, pues es donde realmente se ve la capacidad de respuesta de los asistentes. En ésta etapa se debe encuestar sobre la satisfacción del evento, el grado de aceptación, asimilación del evento y en la que se puede medir la posibilidad de realizar un nuevo evento. Además, es la etapa en la cual se mide la intención de compra de los asistentes.

Así mismo, por experiencia de nuestro invitado, lo mejor es contratar todos los servicios que se incluyen en un evento con un sólo lugar, poniendo el ejemplo de los hoteles que prestan varios servicios (salón, audiovisuales, recepción, almuerzos, coffe breaks, decoración, etc.) con el objetivo de cumplir con una coordinación y control óptimos.

En este auditorio se tocaron temas tan variados como la situación de los eventos feriales en Colombia, el cual es un tema muy amplio que tiene muchas connotaciones económicas, pero se concluyó que a nivel nacional estos eventos son buenos, pero que se le debe dar un énfasis más internacional, de negocios y como forma de turismo para nuestro país.

En cuanto al tiempo de preparación de un evento se determinó que para un seminario o conferencia, el tiempo adecuado mínimo es de tres meses y para una feria, un año.