Google Apps empresarial como herramienta para apoyar el programa Vive Digital

El gobierno colombiano a través del Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones viene desarrollando Vive Digital: un plan de tecnología para los próximos cuatro años que busca que el país dé un gran salto tecnológico mediante la masificación de Internet y el desarrollo del ecosistema digital nacional.

Hoy en día, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se han convertido en una herramienta esencial para el desarrollo de los países y más aún para las empresas en un entorno globalizado. 

En Colombia hay 1.600.000 empresas, de las cuales el 96% son microempresas, y de las cuales tienen acceso a Internet solamente el 7%. Es por esto que Vive Digital tiene como objetivo conectar a Internet al 50% de las MIPYMES, con el fin que puedan reducir costos, sobrellevar dificultades de información de mercados y mejorar las comunicaciones con sus cadenas de valor y en consecuencia obtener mejores resultados como empresas.

Google Apps empresarial como solución de comunicación y colaboración en la nube que cuenta con herramientas de correo, calendario, manejo de contactos, documentos, sites, etc. es clave para apoyar el objetivo de Vive Digital porque es la alternativa que ofrece mayores ventajas en cuanto a costo-beneficio para las MiPymes del país, por varias razones:

En primera instancia, para iniciar a usar Google Apps, la empresa sólo requiere la conexión a internet, no tiene que invertir en infraestructura física, licenciamientos adicionales, lo que representa ahorros significativos. Solamente necesita la conexión a internet y un computador u otro dispositivo.

La herramienta ofrece el beneficio de acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet en cualquier lugar tanto al correo electrónico, calendario, contactos y lo más importante a los documentos a través de Google Docs y Google Drive. Una microempresa al tener pocos trabajadores (10 ó menos) necesita que todos ellos estén enfocados en su trabajo y que tengan disponibilidad de sus herramientas de trabajo desde cualquier lugar o dispositivo. Además a medida que se va trabajando, la información se va almacenando simultáneamente, lo cual no requiere “guardar” el progreso hecho, y si se daña el computador o se va la luz o cualquier otro inconveniente, no se pierde el trabajo ya realizado.

Google Apps empresarial da la gran ventaja de la colaboración no presencial para el trabajo. Dos o más personas no necesitan estar en el mismo lugar para trabajar en un solo documento, sencillamente acceden al documento y escriben sus aportes, adicionalmente al mismo tiempo pueden hablar por chat o tener una conferencia mediante un Hangout como si estuvieran en el mismo lugar. Estas herramientas ahorran costos de traslado y transporte a la Mipyme con la ventaja de no sacrificar relaciones de calidad entre los mismos trabajadores, clientes o proveedores.

En cuanto a seguridad existe doble autenticación de la cuenta y las ventajas de no tener que usar USBs o el disco duro del computador para almacenar información ya que se pueden perder fácilmente con información delicada de la empresa. Además si se llega a perder el celular, con Google Apps se puede hacer un borrado remoto de la información.

Además, el programa Vive Digital también espera proveer aplicaciones de software para las microempresas como control de inventarios, seguimiento de ventas, flujo de caja, de promoción y mercadeo, páginas web, entre otras. En este punto, Google Apps empresarial dentro de su utilidad de sites da la facilidad de desarrollar páginas web propias y mediante su utilidad de formularios conectados a hojas de cálculo puede hacer seguimiento a indicadores financieros, inventarios, facturación, presupuestos, etc. sin tener que comprar software o aplicaciones adicionales. Otra alternativa viable, para temas más complejos, es que al ser una herramienta en la nube se acopla perfectamente a software especializado también en la nube, que tiene aplicaciones específicas de seguimiento de ventas, mercadeo, etc.

Por último mediante el programa de “Gobierno en línea” una MiPyme con conexión a internet se puede ahorrar tiempo para hacer trámites empresariales que pueden ser traumáticos en cuestión de tiempo de los empleados que se deben enfocar en su trabajo real.

En conclusión, Google Apps empresarial es la solución con más ventajas para apoyar el programa Vive Digital del Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones para las microempresas y en general para el empresariado colombiano.