Tecnología Híbrida: una excelente alternativa para preservar la historia

El pasado 14 de febrero de 2007, el Ingeniero Jairo Andrés Trejos Celis, Gerente Document Imaging Región Andina de Kodak Américas (Colombia), ofreció el Seminario sobre Tecnología Híbrida en el Hotel Capital de Bogotá.

El Ingeniero Jairo Trejos explicó que el concepto de “Tecnología Híbrida” busca integrar la tecnología digital y análoga, para convertirse en una de las mejores alternativas para preservar todo tipo de documentos e información a través de los años, explotando los beneficios de cada una, logrando así eliminar las desventajas que presentan los métodos de forma individual.

Esta necesidad surge debido al continuo cambio y actualización de tecnologías, lo que ha generado la pérdida de información importante en todo el mundo. Al descontinuarse la tecnología con la que diferentes informaciones eran leídas, esto genera altos costos para recuperarla o incluso la pérdida de la misma. Uno de los casos más emblemáticos es el de la Misión Vikingo a Marte, la cual se realizó en 1976 y actualmente el 20% de los datos recolectados en aquella Misión son inaccesibles.

Video: Fragmento de documental sobre pérdida de información de Misión Vikingo a Marte

La tecnología hibrida permite conservar aquellos documentos que se encuentran en un medio físico como el papel y abre la posibilidad de respaldar en película de microfilmación, documentos de origen completamente electrónico: como una carta realizada en un procesador de texto, una hoja de cálculo, un correo electrónico e incluso imágenes de Fax recibidas en el computador.

Las ventajas de la microfilmación y la tecnología digital

Antes de la era digital y de tecnologías propias de captura de imágenes de documentos, como lo es actualmente el escáner, dichas imágenes se obtenían gracias a la microfilmación, que permitía almacenar imágenes de forma análoga en rollos de película de 16 ó 35 mm. Sin embargo, las necesidades de los procesos de gestión documental evolucionaron perfeccionando esta tecnología, conocida hoy en día como microfilmación electrónica, la cual continúa respaldando las imágenes en un medio análogo como lo es la película, pero con mejor calidad de imagen ya que su fuente ahora es la imagen digital.

Por su parte, la tecnología digital presenta una serie de ventajas como el mejor acceso, transmisión y distribución de la información, más campos de índices para consulta, más recursos para tratamiento de la imagen como el uso de filtros, corrección de inclinación, eliminación de bordes negros y una consulta rápida de la información; que la convierte en una buena alternativa dentro de la preservación de documentos. Sin embargo, el documento digital también tiene desventajas como estar sujeto a la obsolescencia tecnológica y depender de hardware y software, así como el medio de almacenamiento para la recuperación de la información y los costos asociados para poder mantener la información disponible en el largo plazo; que convierten a la Tecnología Híbrida en una excelente opción para proteger los documentos.

Al igual que la tecnología digital, la microfilmación presenta una serie de ventajas como el bajo costo de almacenamiento, la durabilidad y su excelente compactación que se ven minimizadas por el acceso secuencial a la información, la pérdida de resolución por copias sucesivas y la recuperación de la información con tiempos prolongados.

Por lo anterior, es claro que las ventajas de un método son la forma de eliminar las desventajas del otro y viceversa, por esto, la tecnología híbrida integra a la microfilmación electrónica, en el sentido que su fuente son archivos digitales y su principal función es respaldar de forma análoga las imágenes de los documentos que se deban preservar por un largo periodo, considerado superior a 5 años.

Audio: Formas de trabajar un Sistema Híbrido

Existen básicamente tres formas de trabajar un Sistema Híbrido:

1. Realizar la digitalización y la microfilmación separadamente. Bajo este esquema cada sistema opera de forma independiente por lo cual no se obtienen los beneficios de complementar las dos tecnologías.

2. Capturar los documentos en la microfilmadora y posteriormente digitalizar las imágenes pasando el rollo por un escáner de película. Este esquema no toma ventaja de la capacidad de mejoramiento de imagen que puede tener el proceso digital.

3. Realizar la digitalización y posteriormente transferir las imágenes a microfilm utilizando un grabador/escritor de microfilm o microfilmadora electrónica. Este último esquema es el apropiado para trabajar un sistema híbrido ya que al efectuar la captura digital primero se pueden aprovechar las ventajas de las dos tecnologías: realizar corrección de inclinación y remoción de bordes, manejar filtros de imagen, eliminar reversos en blanco y uniones o divisiones de imágenes en la captura.

Video: Scanners para digitalizar la información

Adicionalmente, el control de calidad permite Re-digitalizar sin costo y en la etapa de indexación se pueden manejar más campos de índices, conexión con banco de datos, lectura de código de barras, OCR y código match. Por último, al transferir estas imágenes digitales con alta calidad al microfilm se realiza Indexación por fotograma (rollo y posición de la imagen), que permite manejar más fotogramas por rollo, con un bajo costo operacional y reducción/eliminación de errores y refilmación, ya que el control de calidad se realizó en la etapa digital.

La tecnología híbrida es la mejor opción para guardar información, por lo cual diferentes entes gubernamentales la están implementando, como es el Archivo General de la Nación. Antes, el mantener la información al servicio de todos tenía costos exponenciales (por la actualización constante de las tecnologías), ahora, con éste sistema, el costo será constante y se garantizará que estos documentos se puedan compartir, preservar y proteger a través de la historia.

Por: Paola Zúñiga