Funciones de Excel que quizá no conoces

Hay algunas funciones que muchos usuarios conocen y dominan: operaciones matemáticas y lógicas, estadísticas, trigonometría, etcétera. Sin embargo, hay otras que pasan desapercibidas. A continuación mencionaremos esas funciones desconocidas, así como algunos trucos que puedes poner en práctica para sacarle el máximo partido a este programa de la popular suite ofimática de Microsoft.

Trucos de uso de Excel

El primer truco es uno de los más importantes sobre todo si pasas muchas horas haciendo uso de Excel. Por ejemplo, si trabajas como contable para una empresa de Colombia, agradecerás el alivio ocular que supondrá esta función. Nos referimos al modo oscuro.

Básicamente es una opción que, al ser activada, convierte los blancos y grises de la interfaz en unos colores mucho más oscuros, principalmente tonalidades de negro. Gracias a ello el cansancio de tus ojos no llegará a niveles preocupantes por mucho tiempo que pases utilizando el software. Para activarla simplemente dirígete a Archivo>Opciones>General>Tema de Office y elige el que recibe el nombre de Negro.

Otro truco muy útil es el de obtener una hoja de cálculo que está presente en un fichero PDF. Ello es habitual para mostrar numéricamente ciertos datos que son explicados a lo largo del documento. Importarlo no es un proceso complicado, aunque has de saber cómo hacerlo.

El primer paso es el de acceder a Datos>Obtener datos>Desde un archivo. A continuación elige la opción PDF, aunque también puedes optar por un fichero de texto. Tras seleccionar el archivo, pulsa dos veces encima de Table para que esa hoja de cálculo del PDF pase a poder tratarse con Excel.

Seguidamente toca hablar del tercer truco, el cual básicamente está pensado para ahorrarte tiempo. Consiste en facilitarte el acceso a una pestaña muy utilizada en Excel. Hablamos de la de Fórmula. Abrirla es tan fácil como hacer uso de un atajo de teclado: Alt+M.

El último truco se resume en proteger una hoja de cálculo, lo cual puede ser útil si en ella tratas con datos numéricos que no quieres que puedan ser consultados o modificados por otras personas. Para evitarlo accede a Archivo>Información>Proteger libro>Cifrar con contraseña. Tendrás que introducirla en dos ocasiones. Asegúrate de elegir un término de seguridad que sea imposible de adivinar.

¿Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado?

Algunas de las funciones de Excel que quizá no conoces están relacionadas con la recuperación de ficheros que no fueron guardados. Pero, ¿cómo puede producirse esta situación? Varios aspectos pueden dar pie a cuelgues inesperados. Los más habituales son los de tener demasiados procesos en segundo plano y no disponer de la última actualización de Excel o del propio sistema operativo.

Para evitarlo asegúrate de tener instaladas todas las actualizaciones y cerciórate de que el programa no es usado por un proceso distinto. Una buena idea es la de ejecutar el software en Modo Seguro.

En ocasiones, a pesar de poner en práctica los pasos descritos, el fichero de Excel con el que se está tratando no se guarda. Por suerte, es un problema que cuenta con varias soluciones.

La solución muy útil y práctica es la de usar una herramienta profesional como Wondershare Recoverit, la cual es ideal para recuperar archivo excel. Bastan pocos pasos para la restauración de una hoja de cálculo en formato tanto XLS como XLSX.

Primeramente determina la unidad en la que se encontraba el fichero que, por unos u otros motivos, se ha perdido. Un solo clic da inicio al escaneo en busca de la hoja de cálculo. Es destacable el poco tiempo que se necesita para que el proceso llegue a su fin.

Tras hacerlo, aparecerán en pantalla los archivos de Excel que podrás recuperar, previsualizándolos para asegurarte de que son esos los que quieres restaurar. Si no aparecen listados, haz un escaneo profundo que requiere más tiempo para finalizar. En ambos casos, tras dar con el fichero en cuestión pulsa en Recuperar con tal de volver a disponer de él.

Otra de ellas consiste en usar la función de autorrecuperación de Excel. Si sueles experimentar problemas y cuelgues con este programa es aconsejable acceder a ‘Guardar información de Autorrecuperación cada’, seleccionando a posteriori un período bastante reducido. Así te asegurarás de que cada muy poco tiempo se harán copias que posteriormente podrás recuperar.

Excel tiene muchas funciones desconocidas, incluyendo una para recuperar archivos

Como hemos visto en anteriores líneas, Microsoft ha tenido a bien implementar en Excel una enorme cantidad de funciones, por lo que no es de extrañar que muchas de ellas no sean conocidas por los colombianos. La de autorrecuperación es una de las más importantes, disponiendo de una alternativa desarrollada por Wondershare en caso de que prefieras recurrir a una herramienta profesional.