Mejores prácticas para un análisis de flujo de caja exitoso

Dicha circulación de capital es especialmente delicada al inicio de la existencia de las empresas emergentes, cuando los ingresos usualmente son bajos y los gastos elevados. Por esta razón, es muy importante tener un entendimiento claro de todos los recursos disponibles a la par de estrategias meticulosas para el manejo del efectivo.

No en vano, la buena salud económica de un negocio a largo plazo depende directamente del análisis de flujo de caja. Por ello, un software de contabilidad en línea simple e inteligente para startups resulta muy útil al momento de manejar imprevistos relacionados con la circulación de efectivo. Además, este tipo de aplicaciones pueden ayudar a la realización de proyecciones financieras acertadas y de planes comerciales exitosos.

Mejores prácticas para un análisis de flujo de caja exitoso

1. Saber a dónde va el dinero

Significa hacer un seguimiento de todos los gastos y flujos de ingresos con el propósito de conocer en qué se gasta cada dólar. Ciertamente, las hojas de cálculo representan la manera más conocida y eficiente de llevar a cabo este paso. El objetivo primordial es prevenir que los gastos superen los montos ingresados.

2. Mantener una buena reserva de efectivo

Apartar una cantidad significativa de dinero permite afrontar con menos apuros los gastos imprevistos o las caídas de ingresos inesperadas. Por lo tanto, representa un fondo de seguridad al cual recurrir en tiempos apremiantes.

3. Utilizar herramientas financieras

Tras la masificación de las herramientas digitales devenidas con la Revolución Industrial 4.0, es prácticamente imposible imaginar a una startup carente de aplicaciones online en su funcionamiento cotidiano. Ciertamente, son innovaciones diseñadas para gestionar la tesorería más eficazmente, organizar los cobros y llevar un control estricto de los gastos. Cada uno de esos procesos se ejecuta de manera automatizada con resultados mostrados en tiempo real.

4. Mantener las cuentas por cobrar al día

El seguimiento de las cuentas por cobrar es particularmente importante en las empresas con una oferta de productos o servicios a crédito. Esto implica el envío puntual de las facturas y prestar especial atención cuando algún cliente se retrasa con el pago.

5. Planificar las fluctuaciones estacionales

Los negocios con un catálogo de productos que experimentan fluctuaciones estacionales en la demanda deben anticipar y planificar en consonancia para prevenir problemas de liquidez. De esa forma, se evitan sorpresas desagradables y la tesorería no se ve afectada. En este sentido, los estudios de mercado antes de arrancar un emprendimiento son indispensables para tomar las medidas preventivas correspondientes.

6. Comprender las particularidades de cada negocio

El análisis estadístico de la estacionalidad de las ventas permite tener un panorama más lúcido y una planificación más precisa a medida que transcurren los años. En añadidura, cada negocio tiene sus necesidades específicas, las cuales, pueden ser detectadas mediante evaluaciones constantes en todos los departamentos de la empresa (producción, distribución, promoción, venta...).

Ventajas de utilizar un software para el análisis de flujo de caja

1. Mejora la organización de los recursos financieros

La función principal de un software de contabilidad es ayudar a organizar los registros financieros de forma sistemática. En consecuencia, a los empresarios les resulta más fácil realizar la búsqueda y el seguimiento de toda la información vinculada con sus finanzas. Igualmente, son programas diseñados para generar informes y sumarios que contribuyen a una toma de decisiones certera y a solucionar los problemas de manera eficiente.

2. Ayuda a ahorrar tiempo valioso

Los softwares de contabilidad permiten automatizar la mayoría de las tareas laboriosas indispensables en la gestión financiera. Es decir, eliminan la realización manual de actividades como el seguimiento de los pasivos, la generación de facturas y el ajuste de cuentas. Entonces, la automatización de los procesos mencionados incrementa la velocidad de los análisis de caja y, por ende, contribuye a vigilar la salud financiera de una empresa.

3. Reduce la posibilidad de errores

Las mejores aplicaciones de contabilidad son aquellas fáciles de manejar y, al mismo tiempo, contribuyen a eliminar las fallas en los registros financieros. También, el software debe indicar a los propietarios como introducir la información de forma precisa y emitir una alerta en caso de que ocurra un error de doble entrada.

4. Contribuye al ahorro de gastos innecesarios

Una de las grandes bondades de los softwares de contabilidad es la identificación de áreas o procesos no indispensables dentro del funcionamiento de un negocio. Así, es posible reducir sustancialmente o suprimir por completo el respectivo departamento que genera ese gasto innecesario. Esto último siempre se considera en paralelo con el mantenimiento de la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.

5. Mejora la seguridad

Un complemento imprescindible en todo buen software de contabilidad es una herramienta diseñada para blindar la seguridad de los registros financieros. Evidentemente, la información de la economía de una empresa siempre debe estar protegida de accesos no autorizados. En este punto, el cifrado de datos, el seguimiento de las operaciones y las auditorías son medidas esenciales para mantener la información totalmente resguardada.

Recomendaciones adicionales para optimizar el flujo de caja

1. Diseñar un plan de seguimiento e incentivos

Se trata de una planificación enfocada en reducir los tiempos de espera por los pagos de los clientes. Puede incluir las siguientes pautas:

• Facturar y entregar inmediatamente los productos en cuanto estén listos;
• Ofrecer diversos métodos de pago, tales como tarjetas de crédito, transferencias directas o carteras electrónicas, entre otros;
• De ser posible, ofrecer descuentos o combos especiales (promociones de “Tres por el precio de dos”, por ejemplo) a los clientes que cancelen rápido;
• Solicitar un depósito previo para los pedidos especiales o de volumen considerable;
• Realizar un seguimiento continuo de todos los pagos pendientes y de los clientes con deudas.

2. Establecer medidas de gestión interna que favorezcan el flujo de efectivo

• Elaborar (redactar) políticas para la resolución rápida de disputas con los clientes, las cuales, podrían incluirse en el contrato comercial;
• Gestionar el recurso humano y la tesorería con el objetivo de establecer salarios acordes y disponer de acuerdos de personal flexibles;
• Retrasar la cancelación de las comisiones por ventas hasta que la empresa haya recibido el pago del cliente;
• Recompensar las conductas del personal que mejoren la tesorería. Por ejemplo: conseguir objetivos de ventas y/o metas de reducción de gastos.

3. Gestionar la existencia de productos y/o la oferta de servicios

• Priorizar los gastos que sean necesarios para garantizar el abastecimiento de los productos o servicios más vendidos. No conviene gastar en aquello que no se mueve;
• Reemplazar las existencias obsoletas o de baja rotación en detrimento de otras con rotación más veloz;
• Controlar el inventario para reconocer el momento adecuado para efectuar nuevos pedidos;
• Contactar y mantener proveedores capaces de suministrar los productos cuando se les solicite;
• Aprovechar cualquier plazo adicional concedido para el pago de productos.