Requisitos y pasos para sacar el RUT en Colombia

Cualquier persona que posea un negocio en Colombia, sea natural o extranjero, debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT), mecanismo que le permite a la Dirección Nacional de Impuestos Aduaneros (DIAN) poseer una base de datos de las personas y entidades que están obligadas o no a declarar tributos. Además, este documento es requerido por los empleadores, así como ofrece una serie de beneficios.

El Registro Único Tributario (RUT) es el mecanismo que le permite a la Dirección Nacional de Impuesto y Aduana (DIAN) identificar, ubicar y clasificar la información de las personas y empresas que tienen la obligación de declarar y pagar el Impuesto Sobre la Renta, así como a los no contribuyentes y declarantes de sus ingresos y patrimonio.

Cabe destacar que este registro es indispensable si se desarrolla alguna actividad comercial, incluso si ésta es de manera independiente. Además, en Colombia es uno de los principales requisitos exigidos por los empleadores al momento de acudir a alguna empresa solicitando trabajo. Este registro reconoce e identifica las obligaciones aduaneras y fiscales de intercambio del declarante con el Territorio Aduanero Comunitario (TAC) del Estado colombiano.

Todas las personas y entidades están obligadas a inscribirse en el RUT, tengan o no la calidad de contribuyentes o declarantes del Impuesto Sobre la Renta, de sus ingresos o patrimonios, las personas que participan en actividades de importación, exportación y tránsito aduanero, así como los compradores y vendedores de divisas.

De igual manera, deben tramitar este registro quienes cumplen deberes formales a nombre de terceros, los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenecen a los regímenes comunes o simplificados, y todas aquellas personas o entidades que requieren las expediciones del Número de Identificación Tributaria (NIT) porque por disposiciones especiales están obligadas a expedir facturas.

Requisitos y documentación necesarios

Quienes estén interesados en saber cómo sacar el RUT por primera vez, tienen que conocer que para realizar el trámite se requiere contar con una serie de requisitos y documentos.

En el caso de los menores de edad, deberán presentar en las oficinas del DIAN su documento de identidad, de los padres o representante legal. En caso de que este último no sea un familiar directo, deberá consignarse un documento que avale su condición de representante, así como el formulario firmado por éste.

Los mayores de 18 años que no sean comerciantes, deberán presentar el documento de identidad, y en caso de ser extranjero, el pasaporte o tarjeta de extranjería. Para quienes sí sean comerciantes, los requisitos son el documento de identidad o pasaporte, certificado mercantil como persona natural y el certificado mercantil del negocio, en el caso de que lo posea. En el caso de ser comerciante y que la inscripción sea por primera vez, se deberá acudir a la sede de la Cámara de Comercio más cercana a su domicilio.

En el caso de los asalariados, el único requisito es el documento de identificación; pero si uno es exportador, tendrá que consignar además del documento de identificación, el certificado mercantil, tanto como persona natural como del establecimiento.

Pasos para inscribirse en el RUT

La inscripción en el RUT es un procedimiento muy sencillo, lo primero que se debe hacer es obtener el formulario, el cual puede ser tramitado tanto por el interesado como por un funcionario acreditado en los puntos de atención en todo el ámbito nacional. Para el formulario se debe acceder al portal web del DIAN, seguidamente deberá hacer clic en la opción RUT, aparecerá una pestaña “Usuarios Nuevos”.

Seguidamente se desplegará una ventana en la que deberá elegir la opción “Inscripción RUT”, allí se debe escoger el tipo de RUT a solicitar, es decir, persona jurídica, natural, comerciante, asalariado, entre otros. Rellenar el formulario y una vez concluido el sistema guardará el documento, y si todo está correcto, arrojará un código al que se deberá acceder para culminar el registro.

Completado el formulario, el cual no tiene coste alguno, éste deberá ser imprimido y llevado a la oficina del DIAN con los documentos que se requieran para obtener el RUT.

Cabe destacar que una vez obtenido el RUT, éste no necesita ser renovado, a menos que se deba modificar la actividad económica, el nombre de la empresa u otras solicitudes especiales.