Colombia: ¿Cuál es la realidad de la factura electrónica?

En el decreto 2242 en el 2015, se definieron las fechas con la Reforma Tributaria en diciembre de 2016, como una propuesta para evolucionar y masificar el proceso de facturación en las compañías.

De este modo, se reglamentó que todas las empresas declaradas por la DIAN como grandes contribuyentes empezarían a implementar la Factura Electrónica entre junio y septiembre del 2018, mientras que las demás empresas podrán hacerlo  gradualmente, a partir del 1 de enero de 2019, cuando sean responsables de declarar y pagar IVA e impuestos al consumo.

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El objetivo de la Factura Electrónica, es contribuir al desarrollo del comercio electrónico en las compañías para mejorar las condiciones de productividad, competitividad y eficiencia de organizaciones públicas y privadas.

¿Qué es la Factura Electrónica?

Se trata de un nuevo sistema de facturación como parte del avance hacía la modernización a la que pretende dirigirse el país. La facturación electrónica es un documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas, por medio de los cuales, sus procesos de expedición, recibo, rechazo, conservación, y verificación de la identidad se realizan a través de medios electrónicos.

La Factura Electrónica será entonces la única forma de registro contable en sus transacciones.

¿Cuáles son los cambios que genera la Factura Electrónica?

No hay que tener límites a la hora de avanzar en el desarrollo electrónico, pues la factura electrónica será igual a la expedida en papel, tendrá los mismos efectos, sólo que se expiden y reciben en formato electrónico.

Características de la Factura Electrónica descritas por la DIAN:

1. Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

3. Cumple los requisitos del 617ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.

4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

5. Incluye el Código único de Facturación Electrónica CUFE.

Proceso de adopción para las compañías:

El tiempo estimado para llevar cabo el proceso completo de adopción, implementación, pruebas y ajustes en los procesos internos de cada organización es de seis meses. De acuerdo los esto, las grandes empresas deben estar facturando obligatoriamente a través de medios electrónicos desde el primero de julio de 2018, mientras que el sector PyMe lo realiza a partir del primero de enero de 2019.

Este modelo administrativo de facturación digital ya es tendencia en países como Chile, Perú, Ecuador, México, entre otros, y por eso, la DIAN quiso aplicarlo en el país.

Diferencias de la factura electrónica y la factura digital:

* La factura electrónica se caracteriza por tener ciertos elementos (como la firma electrónica, el CUFE, ek formato XML), los cuales garantizar 3 principios del documento:

- La autenticidad

- La integridad

- La disponibilidad

* La factura digital es una representación gráfica de la anterior, normalmente en un pdf. La firma electrónica o digital permite verificar la autenticidad e integridad de este documento electrónico.

10 Beneficios de la Factura Electrónica

1. Reducción del costo de tus gastos de facturación en un 85% aproximadamente.

2. Se reducen los costos para sostener el archivo físico de factura y las personas encargadas de cuidarlo.

3. Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes.

4. Simplificación de los procedimientos administrativos.

5. Mejorar el servicio al cliente y tener mayor control documental.

6. Reducir errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.

7. Abre las posibilidades de desarrollar en las empresas el teletrabajo.

8. Contribuye al cuidado del medio ambiente, reduciendo el consumo de papel.

9. Impacto positivo en la economía nacional, pues ayudará a disminuir la evasión de impuestos debido a la revisión constante de las transacciones.

10. Mejora el avance digital de las empresas, que además, podrán implementar en otros documentos.