La documentación digital y su importancia en la factura electrónica

Uno de los retos  de mayor importancia para este año, es el de consolidar en las pequeñas, medianas y grandes empresas del país, el uso de la factura electrónica como único documento de soporte para las transacciones que impliquen ventas de bienes y/o servicios.

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La factura electrónica trata de direccionar a Colombia a un mundo y lenguaje universal de intercambio de documentos electrónicos. Siendo este, un camino ya recorrido por empresas europeas y norteamericanas, en donde el país no se puede quedar atrás.

Esta nueva implementación ayuda a eliminar las barreras de comunicación y entendimiento empresarial, al unificar el idioma permitiendo que sin importar el sistema de digitalización, haya un lenguaje común en el intercambio de documentos integrándose cada vez más a un mercado ya globalizado.

La documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios, que son sensibles en los archivos físicos actuales.

En el país las primeras resoluciones para implementar la factura electrónica llegaron con el 2018, en la etapa de masificación fijada por la DIAN. Se espera que para el 1 de enero del 2019, dicha entidad haya establecido su obligatoriedad para las pequeñas, medianas y grandes empresas, que presentan declaración de IVA.

Es así, como la documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la DIAN, tomará lugar como  aliado certificando, por tal motivo, es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente.

Elkin Rodríguez Jefe de Producto ERP y Pyme de Softland señala algunos tips para la gestión del cambio:

1. Pasar de un proceso físico al digital, lo recomendable es diagramar los mismos procesos llevados a cabo en una factura física, para  maquetarlos en un ambiente digital.

2. Al interior de la empresa, capacitar y realizar gestión del cambio con los colaboradores que tiene injerencia en el flujo de la facturación (facturadores, contadores, entre otros.

3. Creación de un equipo de trabajo implementador del modelo de factura electrónica, un primer paso para ello, es asesorarse y capacitarse en el nuevo circuito digital propuesto.

4. Adquirir un sistema ERP o PYME especializado que le asegure tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos, y herramientas que le permitan el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura.

5. Asegúrese que este sistema ERP o PYME que va a utilizar le permita modelar y adaptar estos pasos físicos, en un flujo de intercambio de documentos digitales.

6. La firma digital como aseguramiento: Para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro; la firma electrónica es fundamental, y en Colombia, habrá un certificado emitido por un organismo local que permitirá dar este alcance.

7. Evite costos adicionales al buscar casas de software o proveedores de sistemas que no lo acompañen ni respalden en el proceso de factura electrónica.

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